Aké sú výhody Work-flow?

Aplikácia Work-flow ponúka moderné riešenie pre „Elektronický obeh a schvaľovanie dokumentov“, ktorého hlavným cieľom je maximálne znížiť „papierový“ obeh dokladov, zefektívnenie a zrýchlenie práce, centralizácia dokladov na jedno miesto.

• Zamedzenie straty originálneho dokladu kolujúceho po firme.
• Schvaľovanie dokladov online s uchovaním skenu na jednom mieste.
• Plne elektronické spracovanie dokumentov.
• Výkonný nástroj na kontrolu nákladov, napr. interných nákupov.
• Úsporu času všetkých zúčastnených – učtáreň – schvaľovatelia.

Hlavné funkcie Work-flow

V schvaľovaní môžete schvaľovať vo všetkých moduloch (prijaté objednávky, prijaté faktúry, interné žiadanky atď.). Súčasťou schvaľovania je aj online náhľad na originálny doklad a možnosť využitia externých DMS systémov (Sharepoint, Capsa ad.). Akékoľvek nastavenie je potom variabilné, užívateľsky prispôsobiteľné.

• Emailové notifikácie pri pridelení schválenia dokladov. Nastavenie lehoty na ďalšie upozornenia a upomienky pri omeškaní so schválením.
• Možnosť schváliť, vrátiť doklad so žiadosťou o detaily, alebo zamietnutie.
• História schvaľovania na každom doklade.
• Možnosť zasahovať v priebehu schvaľovania – doplnenie stredísk a zákaziek.
• Možno využiť aj modul pošty, na schvaľovanie už od „recepcie“.
• Schvaľovanie PF už na úrovni pošty, obstaranie PF na základe schválenej pošty.
• Prepojenie s DMS servermi, viď. napr. www.capsa.sk, Sharepoint ad.

Prispôsobte si schvaľovanie svojim potrebám

• Možnosť skenovať ľubovoľné dokumenty a umiestniť ich do systému elektronického schvaľovania.
• Hierarchické a paralelné schvaľovanie určených osôb na základe ich práv.
• Možnosti schválenia dokladu viacerými osobami naraz.
• Ďalšie podmienky na schválenie – výška čiastky, zákazka, stredisko, dokladový rad.
• Možnosť delegovania práv používateľa v prípade jeho neprítomnosti.
• Určenie podmienok a práva osôb pre schvaľovanie – typ dokladu, čiastka na doklade, väzba na vybranú zákazku, ad. parametre.